Privacy Policy – AIMI Arabic Program in Madinah

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het geboekte pakket en de diensten waarvan de deelnemer gebruikmaakt, kan AIMI onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• geslacht;
• nationaliteit;
• land van verblijf;
• informatie over het niveau Arabisch;
• resultaten van schriftelijke en mondelinge plaatsingstoetsen;
• informatie over aanwezigheid en studievoortgang;
• betalings- en transactiegegevens;
• communicatie met AIMI;
• vluchtgegevens;
• aankomst- en vertrekgegevens;
• accommodatiegegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor vervoer en airport pickup;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de ʿUmrah en activiteiten;
• paspoort- en visumgegevens wanneer deze noodzakelijk zijn voor het geboekte pakket;
• gegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer de deelnemer minderjarig is;
• overige informatie die noodzakelijk is voor de organisatie en uitvoering van het programma.

AIMI verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering en administratie van het programma.

Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens kunnen onder andere worden gebruikt voor:

• het verwerken en beoordelen van inschrijvingen;
• communicatie met deelnemers;
• het administreren van betalingen;
• het uitvoeren van schriftelijke en mondelinge plaatsingstoetsen;
• het bepalen van het juiste taalniveau;
• het indelen van studenten in passende groepen;
• het organiseren en verzorgen van het onderwijs;
• het bijhouden van aanwezigheid en studievoortgang;
• het uitgeven van certificaten;
• het regelen van accommodatie;
• het organiseren van vervoer tussen accommodatie en leslocatie;
• het organiseren van airport pickup;
• het faciliteren van een toeristenvisum wanneer dit onderdeel is van het geboekte pakket;
• het organiseren van de begeleide ʿUmrah;
• het organiseren van activiteiten en excursies;
• het behandelen van vragen en klachten;
• het waarborgen van een goede en veilige uitvoering van het programma;
• het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

Paspoort- en visumgegevens

Wanneer een toeristenvisum onderdeel is van het geboekte pakket, kan het noodzakelijk zijn dat AIMI bepaalde paspoort- en persoonsgegevens van de deelnemer ontvangt.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

• volledige naam zoals vermeld in het paspoort;
• geboortedatum;
• nationaliteit;
• paspoortnummer;
• afgiftedatum;
• vervaldatum;
• een kopie of afbeelding van het paspoort;
• andere informatie die voor de visumaanvraag noodzakelijk is.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het faciliteren van de visumaanvraag en daarmee samenhangende administratieve handelingen, tenzij AIMI wettelijk verplicht is de gegevens voor een ander doel te bewaren of verwerken.

Voor het uitvoeren van een visumaanvraag kunnen noodzakelijke persoonsgegevens worden gedeeld met bevoegde autoriteiten en/of dienstverleners die bij de aanvraag betrokken zijn.

Vluchtgegevens en airport pickup

Wanneer airport pickup onderdeel is van het pakket, kan AIMI vluchtgegevens verwerken, waaronder:

• luchtvaartmaatschappij;
• vluchtnummer;
• luchthaven van vertrek;
• aankomstdatum;
• aankomsttijd;
• eventuele wijzigingen of vertragingen.

Deze informatie wordt gebruikt om de aankomst en het vervoer van de deelnemer in Madinah te organiseren.

Waar noodzakelijk kunnen relevante gegevens worden gedeeld met de chauffeur of vervoerder die de airport pickup uitvoert.

Accommodatie

Wanneer accommodatie onderdeel is van het pakket, gebruikt AIMI persoonsgegevens om deelnemers in de juiste accommodatie te plaatsen.

Relevante gegevens kunnen waar noodzakelijk worden gedeeld met:

• accommodatiebeheerders;
• verhuurders;
• lokale medewerkers;
• andere dienstverleners die betrokken zijn bij het verblijf.

AIMI deelt uitsluitend de gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om de accommodatie te organiseren en beheren.

Vervoer

Wanneer vervoer onderdeel is van het programma, kunnen noodzakelijke persoonsgegevens worden gedeeld met chauffeurs, vervoerders of medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het vervoer van deelnemers.

Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor:

• deelnemerslijsten;
• ophaallocaties;
• aankomstgegevens;
• communicatie bij vertraging of wijzigingen.

ʿUmrah, activiteiten en excursies

Wanneer AIMI een begeleide ʿUmrah, activiteit of excursie organiseert, kunnen bepaalde persoonsgegevens worden gebruikt om reserveringen, vervoer, hotelaccommodatie of deelnemerslijsten te organiseren.

Waar noodzakelijk kunnen relevante persoonsgegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• hotels;
• vervoerders;
• lokale organisatoren;
• activiteitenaanbieders;
• andere partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het betreffende onderdeel.

Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering worden gedeeld.

Betalingsgegevens

AIMI verwerkt gegevens die noodzakelijk zijn voor het administreren van betalingen, waaronder bijvoorbeeld:

• naam van de betaler;
• betaald bedrag;
• datum van betaling;
• betaalstatus;
• betalings- of transactiereferentie;
• openstaand bedrag.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van een bank, betalingsprovider of andere financiële dienstverlener, verwerkt deze partij mogelijk zelfstandig persoonsgegevens overeenkomstig het eigen privacybeleid.

AIMI bewaart geen volledige betaalkaartgegevens wanneer deze rechtstreeks door een externe betalingsprovider worden verwerkt.

Onderwijsgegevens

Voor het uitvoeren van het onderwijs kan AIMI informatie verwerken over:

• het beginniveau van de student;
• resultaten van plaatsingstoetsen;
• groepsindeling;
• aanwezigheid;
• huiswerk;
• toetsen;
• resultaten;
• feedback van docenten;
• studievoortgang.

Deze informatie kan worden gedeeld met docenten, onderwijscoördinatoren en andere medewerkers die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van het onderwijs.

Delen van persoonsgegevens

AIMI verkoopt persoonsgegevens van deelnemers niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen waar noodzakelijk worden gedeeld met partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van het programma, waaronder:

• docenten;
• onderwijscoördinatoren;
• bevoegde medewerkers van AIMI;
• bevoegde medewerkers van SR Travel Services LLC;
• lokale onderwijs- en samenwerkingspartners;
• accommodatieaanbieders;
• vervoerders en chauffeurs;
• hotels;
• visumdienstverleners;
• bevoegde overheidsinstanties;
• betalingsproviders;
• IT- en administratieve dienstverleners;
• aanbieders van activiteiten en excursies.

AIMI streeft ernaar uitsluitend persoonsgegevens te delen die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening.

Foto’s en video’s

Tijdens lessen, activiteiten, excursies, de ʿUmrah en andere onderdelen van het programma kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.

Sommige beelden kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

• de website van AIMI;
• sociale media;
• brochures en flyers;
• informatie over toekomstige programma’s;
• andere promotionele of informatieve doeleinden van AIMI.

Wanneer AIMI herkenbare beelden van een deelnemer voor marketing- of promotionele doeleinden wil gebruiken, zal AIMI waar nodig toestemming vragen.

Een deelnemer kan aan AIMI aangeven wanneer hij of zij niet herkenbaar in promotioneel beeldmateriaal wil verschijnen.

Minderjarige deelnemers

Wanneer een minderjarige aan het programma deelneemt, kan AIMI persoonsgegevens van de minderjarige en diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger verwerken.

Waar noodzakelijk kan AIMI toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger vragen voor bepaalde verwerkingen.

AIMI streeft ernaar persoonsgegevens van minderjarige deelnemers met extra zorg te behandelen.

Bewaartermijnen

AIMI bewaart persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege wettelijke, administratieve, fiscale of gerechtvaardigde bedrijfsverplichtingen.

De bewaartermijn kan verschillen per soort persoonsgegevens.

Financiële en administratieve gegevens kunnen bijvoorbeeld langer worden bewaard dan praktische gegevens die uitsluitend noodzakelijk waren voor een specifieke cursusperiode.

Paspoortkopieën en andere gevoelige reisdocumenten worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn ontvangen, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

Beveiliging van persoonsgegevens

AIMI neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• onbevoegde toegang;
• verlies;
• diefstal;
• misbruik;
• ongeoorloofde wijziging;
• ongeoorloofde openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel digitaal of fysiek systeem kan echter volledige veiligheid garanderen.

Verantwoordelijkheid van de deelnemer

De deelnemer is verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte en actuele persoonsgegevens.

Wanneer gegevens veranderen die relevant zijn voor het programma, zoals:

• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• vluchtgegevens;
• paspoortgegevens;
• andere relevante reisgegevens,

dient de deelnemer AIMI hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen.

AIMI is niet verantwoordelijk voor problemen die ontstaan doordat een deelnemer onjuiste, onvolledige of verouderde informatie heeft verstrekt.

Wijzigingen in deze Privacy Policy

AIMI kan deze Privacy Policy van tijd tot tijd aanpassen wanneer:

• onze dienstverlening verandert;
• nieuwe diensten worden toegevoegd;
• onze werkwijze verandert;
• technische systemen veranderen;
• wettelijke verplichtingen veranderen.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers, zal AIMI hierover waar passend informeren.