Algemene Voorwaarden – AIMI Arabic Program in Madinah

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op deelname aan het Arabic Program in Madinah van Arabic in Madinah Institute (AIMI). Door zich in te schrijven en/of een betaling te verrichten voor het programma verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze Algemene Voorwaarden.

Het programma

AIMI organiseert Arabisch taalonderwijs in Madinah voor niet-Arabischsprekenden.
Afhankelijk van het gekozen pakket kan het programma onder andere bestaan uit:
- Arabisch taalonderwijs;
- schriftelijke en mondelinge plaatsingstoetsen;
- lesmateriaal;
- toetsen;
- certificaat;
- gedeelde accommodatie;
- dagelijks vervoer tussen de door AIMI aangeboden accommodatie en de leslocatie;
- airport pickup bij aankomst in Madinah;
- begeleide ʿUmrah;
- activiteiten en excursies;
- toeristenvisum.
De exacte inhoud van het programma is afhankelijk van het pakket dat de deelnemer heeft geboekt.
Diensten die niet uitdrukkelijk als inbegrepen worden vermeld, maken geen onderdeel uit van het programma.
Vluchten, maaltijden, persoonlijke uitgaven en vervoer dat niet uitdrukkelijk onderdeel is van het pakket zijn niet inbegrepen.

Inschrijving

Inschrijving vindt plaats via het door AIMI aangewezen registratieproces.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het verstrekken van volledige en correcte persoonsgegevens en overige informatie die noodzakelijk is voor de inschrijving.
Het indienen van een registratieformulier betekent niet automatisch dat deelname definitief is bevestigd.
AIMI kan een inschrijving beoordelen voordat de deelnemer definitief wordt toegelaten.
Een plaats is pas definitief gereserveerd nadat AIMI de inschrijving heeft bevestigd en de vereiste aanbetaling is ontvangen.
De deelnemer wordt geadviseerd geen niet-wijzigbare of niet-restitueerbare reisboekingen te maken voordat AIMI de deelname officieel heeft bevestigd.

Plaatsing en niveau

AIMI kan voorafgaand aan het programma een schriftelijke en mondelinge plaatsingstoets afnemen.
Op basis van de resultaten bepaalt AIMI welk niveau en welke groep het meest geschikt zijn voor de student.
Een door de student zelf aangegeven niveau is slechts indicatief en geeft geen recht op plaatsing in een specifieke groep.
AIMI streeft ernaar studenten zoveel mogelijk bij studenten van een vergelijkbaar niveau te plaatsen.
Indien tijdens de cursus blijkt dat een andere groep beter aansluit bij het niveau van de student, kan AIMI de student naar een andere groep overplaatsen.

Onderwijs

De lessen vinden plaats volgens het door AIMI vastgestelde lesrooster.
AIMI bepaalt welke docenten aan de verschillende groepen worden toegewezen.
Deelname aan het programma geeft geen recht op onderwijs van een specifieke docent.
AIMI kan een docent vervangen vanwege ziekte, beschikbaarheid, organisatorische omstandigheden of andere redenen.
Een wijziging van docent geeft geen recht op restitutie.
AIMI kan redelijke wijzigingen aanbrengen in lestijden, leslocaties, groepsindeling of planning wanneer dit voor een goede uitvoering van het programma noodzakelijk is.

Studieresultaten

Het programma is bedoeld om studenten gedurende een relatief korte periode intensief met de Arabische taal bezig te laten zijn.

AIMI kan niet garanderen dat een student binnen één of twee maanden een bepaald niveau bereikt of de Arabische taal volledig beheerst.

De voortgang is mede afhankelijk van:

het beginniveau;
aanwezigheid;
actieve deelname;
huiswerk;
zelfstudie;
persoonlijke aanleg en leertempo.

Aanwezigheid

Studenten worden geacht de lessen op tijd en consequent bij te wonen.
Indien een student wegens ziekte of een andere reden niet aanwezig kan zijn, dient dit zo spoedig mogelijk aan AIMI te worden gemeld.
Het missen van lessen vanwege persoonlijke omstandigheden geeft geen recht op:
- restitutie;
- vervangende privélessen;
- verlenging van het programma.
Vanwege de relatief korte duur van het programma worden verzoeken om verlof tijdens de cursus in beginsel niet toegestaan, behalve wanneer AIMI vanwege bijzondere omstandigheden anders beslist.

Accommodatie

Indien accommodatie onderdeel is van het gekozen pakket gelden de volgende voorwaarden:

AIMI biedt in beginsel gedeelde accommodatie aan.
Accommodaties voor mannelijke en vrouwelijke studenten zijn gescheiden.
Studenten kunnen een slaapkamer, woonkamer, keuken en/of badkamer met andere studenten delen.
Het exacte aantal personen per kamer of appartement kan verschillen afhankelijk van beschikbaarheid en de samenstelling van de groep.
Een privéappartement kan uitsluitend worden aangeboden indien beschikbaar en tegen een aanvullende vergoeding.
De aangeboden accommodatie is bedoeld als eenvoudige studentenaccommodatie. De deelnemer dient geen hotelstandaard te verwachten.
Basisvoorzieningen zoals airconditioning en eenvoudige keukenvoorzieningen zijn aanwezig. Specifieke voorzieningen zoals een wasmachine of stabiele Wi-Fi zijn niet gegarandeerd, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd.
Foto’s van accommodatie zijn indicatief. De daadwerkelijk toegewezen accommodatie kan verschillen.
AIMI kan studenten indien noodzakelijk tijdens het programma naar een andere vergelijkbare accommodatie verplaatsen.
Een wijziging van appartement of kamergenoten geeft op zichzelf geen recht op restitutie.

Gedrag in de accommodatie

Studenten dienen zorgvuldig en respectvol met de accommodatie, inventaris, medebewoners en omwonenden om te gaan.
De accommodatie dient schoon en ordelijk te worden gehouden.
Opzettelijke schade of schade als gevolg van ernstig nalatig handelen kan op de verantwoordelijke student worden verhaald.
Overlast voor medebewoners en omwonenden is niet toegestaan.
Het zonder toestemming laten overnachten van personen die niet in de accommodatie zijn geplaatst, is niet toegestaan.
Studenten dienen redelijke huisregels en instructies van AIMI of de beheerder van de accommodatie te respecteren.

Vervoer naar de leslocatie

Indien dagelijks schoolvervoer onderdeel is van het gekozen pakket, organiseert AIMI vervoer tussen de aangewezen accommodatie en de leslocatie.
Studenten dienen op de afgesproken tijd op de aangegeven opstapplaats aanwezig te zijn.
Het vervoer kan niet onbeperkt wachten op studenten die te laat zijn.
Wanneer een student het georganiseerde vervoer mist, is de student zelf verantwoordelijk voor alternatief vervoer en de bijbehorende kosten.
Vertrektijden kunnen vanwege verkeer, weersomstandigheden, organisatorische omstandigheden of andere praktische redenen wijzigen.

Airport pickup

Indien airport pickup onderdeel is van het gekozen pakket, geldt dit voor aankomst op de luchthaven van Madinah op basis van vooraf doorgegeven en bevestigde vluchtgegevens.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het tijdig en correct doorgeven van vluchtgegevens en eventuele wijzigingen.
Bij wijzigingen, vertragingen of annuleringen van vluchten dient de deelnemer AIMI zo spoedig mogelijk te informeren.
Indien vluchtgegevens te laat of onjuist worden doorgegeven, kan AIMI niet garanderen dat airport pickup kan worden georganiseerd.
Airport drop-off bij vertrek is niet inbegrepen, tenzij dit uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Visa en reisdocumenten

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het beschikken over een geldig paspoort en het voldoen aan alle geldende toelatings- en immigratievoorwaarden van Saudi-Arabië.
Indien een toeristenvisum onderdeel is van het geboekte pakket, kan AIMI de aanvraag namens of voor de deelnemer faciliteren.
De uiteindelijke beslissing over afgifte, geldigheid en toelating ligt bij de bevoegde Saudi-Arabische autoriteiten en niet bij AIMI.
AIMI kan daarom niet garanderen dat een visum wordt afgegeven of dat een deelnemer tot Saudi-Arabië wordt toegelaten.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het tijdig en correct aanleveren van alle benodigde documenten en gegevens.
Eventuele extra kosten als gevolg van onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie van de deelnemer kunnen voor rekening van de deelnemer komen.

Vluchten

Vluchten van en naar Saudi-Arabië zijn niet inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het boeken en betalen van de vlucht.
AIMI adviseert deelnemers te wachten met het maken van definitieve, niet-restitueerbare reisboekingen totdat de deelname officieel is bevestigd.
AIMI is niet verantwoordelijk voor vluchtwijzigingen, vertragingen, annuleringen, gemiste aansluitingen of andere problemen veroorzaakt door luchtvaartmaatschappijen of derden.

Umrah

Indien een begeleide ʿUmrah onderdeel is van het pakket:

wordt de ʿUmrah in beginsel gedurende de door AIMI aangegeven periode van het programma georganiseerd;
kan het programma in Makkah meerdere dagen omvatten;
wordt de groep tijdens de ʿUmrah begeleid;
ontvangt de groep vooraf uitleg over de uitvoering van de ʿUmrah;
dient de deelnemer zelf een geschikte iḥrām en overige persoonlijke benodigdheden mee te nemen;
zijn maaltijden tijdens de ʿUmrah niet inbegrepen, tenzij anders vermeld;
wordt hotelaccommodatie in Makkah in beginsel gedeeld met andere deelnemers;
kan een privékamer uitsluitend op aanvraag, indien beschikbaar en tegen een aanvullende vergoeding worden aangeboden.

De exacte planning kan vanwege beschikbaarheid, drukte, vervoer, lokale regelgeving of andere organisatorische omstandigheden worden aangepast.

Mahramschap en deelname van vrouwen

Het hebben of meereizen van een mahram is vanuit AIMI geen voorwaarde voor deelname aan het programma.
De wijze waarop een deelnemer naar Madinah reist en de persoonlijke of religieuze afwegingen die daarbij worden gemaakt, behoren tot de eigen verantwoordelijkheid en persoonlijke keuze van de deelnemer.
Eenmaal in Madinah stelt AIMI het hebben van een mahram niet als voorwaarde om aan het programma deel te nemen.
Iedere deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de voor hem of haar geldende wettelijke reis-, visum- en toelatingsvoorwaarden.

Activiteiten en excursies

Wanneer activiteiten of excursies onderdeel zijn van het pakket, bepaalt AIMI de planning hiervan.
Activiteiten kunnen vanwege weersomstandigheden, beschikbaarheid, lokale regelgeving, veiligheid, groepsgrootte of andere organisatorische redenen worden gewijzigd of vervangen.
Deelname aan recreatieve activiteiten is in beginsel vrijwillig, tenzij een activiteit uitdrukkelijk als onderdeel van het onderwijsprogramma wordt aangemerkt.

Betaling en aanbetaling

De prijs van het programma wordt vooraf aan de deelnemer bekendgemaakt.
Een aanbetaling van 50% van het totale cursusbedrag is vereist om een plaats te reserveren.
De inschrijving wordt pas als definitief beschouwd nadat AIMI de inschrijving heeft bevestigd en deze aanbetaling heeft ontvangen.
De aanbetaling is niet-restitueerbaar
Indien de aanbetaling niet tijdig wordt voldaan, behoudt AIMI zich het recht voor de inschrijving zonder verdere kennisgeving te annuleren.
Het resterende cursusbedrag dient volledig te zijn voldaan vóór aanvang van de cursus.
Indien het resterende bedrag niet tijdig wordt voldaan, is deelname aan de cursus niet mogelijk en wordt de reeds betaalde aanbetaling niet gerestitueerd.
Bankkosten, transactiekosten en kosten voor valutaconversie zijn voor rekening van de deelnemer.

Annulering door de deelnemer en restitutie

De student kan zijn of haar deelname te allen tijde schriftelijk annuleren.
Voor de vaststelling van het moment van annulering geldt de datum waarop AIMI de schriftelijke annulering ontvangt.
Bij annulering gelden de volgende voorwaarden:
- Indien uitsluitend de aanbetaling is voldaan, wordt deze niet gerestitueerd.
- Indien het volledige cursusbedrag is voldaan en de student minimaal één maand vóór aanvang van de cursus annuleert, wordt het betaalde cursusbedrag gerestitueerd met uitzondering van de niet-restitueerbare aanbetaling van 50%.
- Indien de student korter dan één maand vóór aanvang van de cursus annuleert, wordt maximaal 25% van het totale cursusbedrag gerestitueerd.
- Zodra de student met de cursus is begonnen, is geen restitutie meer mogelijk.
- Het niet verschijnen, later arriveren, eerder vertrekken of vrijwillig stoppen met het programma geeft geen recht op restitutie.
In uitzonderlijke omstandigheden kan AIMI naar eigen beoordeling besluiten van bovenstaande annulerings- en restitutievoorwaarden af te wijken. Een dergelijke uitzondering schept geen recht op dezelfde regeling in andere of toekomstige gevallen.
Door het voldoen van de aanbetaling of het volledige cursusbedrag verklaart de student kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze betalings- en annuleringsvoorwaarden.

Annulering of wijziging door AIMI

AIMI kan besluiten een programma vóór aanvang te annuleren wanneer er onvoldoende inschrijvingen zijn of wanneer het programma door bijzondere omstandigheden redelijkerwijs niet kan worden uitgevoerd.
Wanneer een cursus alleen doorgaat bij een minimumaantal deelnemers, wordt dit vooraf aan de deelnemers gecommuniceerd.
Indien AIMI zelf het volledige programma vóór aanvang annuleert, heeft de student recht op restitutie van de aan AIMI betaalde bedragen voor het geannuleerde programma, inclusief de aanbetaling.
De bepaling dat de aanbetaling niet-restitueerbaar is, geldt dus niet wanneer AIMI zelf het volledige programma annuleert.
In overleg met de student kan AIMI in plaats van restitutie een alternatief aanbieden, zoals deelname aan een andere cursusperiode. De student is niet verplicht een dergelijk alternatief te accepteren.
AIMI is niet verantwoordelijk voor kosten die de deelnemer zelfstandig bij derden heeft gemaakt, zoals vliegtickets, reisverzekeringen, aanvullend vervoer of andere persoonlijke reisboekingen, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
AIMI kan wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is wijzigingen aanbrengen in onder andere:
- lesroosters;
- docenten;
- groepsindelingen;
- leslocaties;
- accommodatie;
- vervoer;
- activiteiten en excursies;
- planning van de ʿUmrah;
- andere organisatorische onderdelen van het programma.
Redelijke wijzigingen in de uitvoering van het programma geven niet automatisch recht op annulering of restitutie, zolang AIMI de essentiële onderdelen van het geboekte programma blijft aanbieden.
Indien AIMI een wezenlijke wijziging aanbrengt waardoor een essentieel onderdeel van het geboekte programma niet meer kan worden aangeboden, zal AIMI waar mogelijk een passend alternatief aanbieden of de situatie individueel beoordelen.

Gezondheid, veiligheid en verzekering

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het beoordelen of hij of zij lichamelijk en persoonlijk in staat is om aan het programma en de reis deel te nemen.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een passende reis- en/of zorgverzekering voor de gehele verblijfsperiode.
Medische kosten, medicijnen en andere persoonlijke zorgkosten zijn niet inbegrepen in de programmaprijs.
In een noodsituatie kan AIMI waar redelijkerwijs mogelijk helpen bij het verkrijgen van passende hulp, maar AIMI is geen medische dienstverlener.
Deelnemers dienen redelijke veiligheidsinstructies van AIMI, accommodatiebeheerders, vervoerders en lokale autoriteiten op te volgen.

Persoonlijke eigendommen

Studenten zijn zelf verantwoordelijk voor hun geld, paspoort, telefoon, laptop, bagage en overige persoonlijke eigendommen.
AIMI is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen, behalve voor zover aansprakelijkheid volgens toepasselijk recht niet kan worden uitgesloten.
Studenten worden geadviseerd waardevolle eigendommen zorgvuldig te bewaren.

Gedrag en respect

Van alle studenten wordt respectvol gedrag verwacht tegenover:
- docenten;
- AIMI-medewerkers;
- medestudenten;
- accommodatiebeheerders;
- vervoerders;
- lokale partners;
- inwoners en bezoekers van Madinah en Makkah.
Beledigend, bedreigend, intimiderend, agressief of ernstig verstorend gedrag wordt niet geaccepteerd.
Studenten dienen zich te houden aan de wetten en regels van Saudi-Arabië.
Ernstige of herhaalde overtreding van de regels kan leiden tot verwijdering uit een les, accommodatie, activiteit of, in ernstige gevallen, het volledige programma.
Bij verwijdering wegens ernstig wangedrag bestaat niet automatisch recht op restitutie.

Minderjarige deelnemers

Deelname van minderjarigen is uitsluitend mogelijk wanneer AIMI hiermee vooraf heeft ingestemd.
Waar vereist dienen ouders of wettelijke vertegenwoordigers toestemming te geven voor deelname.
Ouders/verzorgers blijven verantwoordelijk voor het toezicht op de minderjarige buiten de georganiseerde lessen, activiteiten en andere uitdrukkelijk begeleide onderdelen van het programma.
AIMI biedt geen 24-uurs toezicht op minderjarige studenten, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
De ouder of wettelijke vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het voldoen aan de toepasselijke Saudi-Arabische reis- en visumvereisten voor minderjarigen.

Lesmateriaal en intellectueel eigendom

Lesmateriaal dat door AIMI of haar onderwijsaanbieders beschikbaar wordt gesteld, is uitsluitend bedoeld voor persoonlijk educatief gebruik.
Het is niet toegestaan materiaal zonder toestemming te kopiëren, publiceren, verkopen of commercieel te verspreiden.
Studenten mogen lessen, docenten of medestudenten niet zonder toestemming opnemen.

Foto’s en video’s

Tijdens het programma kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.
Wanneer AIMI herkenbare beelden van deelnemers voor marketing- of promotionele doeleinden wil gebruiken, zal AIMI waar nodig toestemming vragen.
Een student kan bij AIMI aangeven wanneer hij of zij niet herkenbaar in promotioneel beeldmateriaal wil verschijnen.

Certificaat

AIMI kan na afronding van het programma een certificaat verstrekken.
Voor het verkrijgen van een certificaat kunnen voorwaarden gelden met betrekking tot aanwezigheid, deelname, toetsen en volledige betaling.
Het certificaat bevestigt deelname en/of afronding van het betreffende taalprogramma en vormt geen formeel academisch diploma of door een overheid erkende kwalificatie, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Overmacht

AIMI is niet verantwoordelijk voor het niet, niet tijdig of anders uitvoeren van onderdelen van het programma wanneer dit het gevolg is van omstandigheden die redelijkerwijs buiten de controle van AIMI liggen.
Hieronder kunnen onder andere vallen:
- natuurrampen;
- extreme weersomstandigheden;
- epidemieën of pandemieën;
- oorlog of ernstige politieke onrust;
- overheidsmaatregelen;
- wijzigingen in Saudi-Arabische regelgeving;
- sluiting of beperkte toegang tot locaties;
- verstoring van vliegverkeer;
- ernstige vervoersproblemen;
- andere uitzonderlijke omstandigheden.
AIMI zal in dergelijke situaties proberen een redelijke en passende oplossing te vinden.

Aansprakelijkheid van derden

Voor verschillende onderdelen van het programma kan AIMI gebruikmaken van externe partijen, waaronder:
- onderwijsinstellingen of leslocaties;
- accommodatieaanbieders;
- vervoerders;
- hotels;
- visumdienstverleners;
- activiteitenaanbieders.
AIMI zal deze diensten met redelijke zorg organiseren, maar kan niet onbeperkt aansprakelijk worden gehouden voor zelfstandig handelen of nalaten van externe partijen, voor zover dit volgens toepasselijk recht is toegestaan.

Klachten

Indien een student tijdens het programma een probleem ervaart, dient dit zo snel mogelijk bij AIMI te worden gemeld zodat AIMI de mogelijkheid krijgt het probleem tijdens het verblijf te beoordelen en waar mogelijk op te lossen.
Klachten over onderwijs kunnen worden doorgegeven aan de daarvoor aangewezen onderwijscoördinator.
Klachten over accommodatie, vervoer of andere organisatorische zaken dienen zo spoedig mogelijk bij het AIMI-team te worden gemeld.
Indien een probleem pas na afloop van het programma wordt gemeld terwijl AIMI tijdens het programma redelijkerwijs de mogelijkheid had kunnen hebben om het probleem op te lossen, kan dit worden meegenomen bij de beoordeling van de klacht.

Persoonsgegevens

AIMI verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onder andere:

inschrijving;
plaatsing;
onderwijs;
accommodatie;
vervoer;
visumondersteuning;
betalingen;
communicatie;
organisatie van activiteiten en ʿUmrah.

Wijziging van deze voorwaarden

AIMI kan deze Algemene Voorwaarden van tijd tot tijd aanpassen.
Voor een reeds afgesloten boeking geldt in beginsel de versie waarmee de deelnemer bij de boeking akkoord is gegaan.
Indien tijdens het programma een wijziging noodzakelijk is vanwege wetgeving, veiligheid, lokale regelgeving of andere zwaarwegende omstandigheden, kan AIMI noodzakelijke aanpassingen doorvoeren.